Algemene Voorwaarden
ALGEMENE VOORWAARDEN PARTNERS IN CONGRESS ORGANISATION
Februari 2024
Artikel 1: Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
1. Bijeenkomst: het congres, de conferentie, het symposium, de vergadering of andere bijeenkomst die door PCO voor de Opdrachtgever wordt georganiseerd.
2. Diensten: de diensten die PCO aan de Opdrachtgever levert, waaronder het organiseren van Bijeenkomsten.
3. Opdrachtgever: de partij of partijen die PCO opdracht geeft respectievelijk geven.
4. Overeenkomst: iedere overeenkomst tussen PCO en Opdrachtgever en iedere wijziging of aanvulling daarop.
5. PCO: Partners in Congress Organisation, ingeschreven in de Kamer van Koophandel onder nummer 51297779.
Artikel 2: Toepasselijkheid
1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, opdrachten, Overeenkomsten, Bijeenkomsten en de door PCO geleverde of nog te leveren Diensten.
2. Van deze algemene voorwaarden kan alleen worden afgeweken in de Overeenkomst.
3. De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de Opdrachtgever wordt uitgesloten.
4. Indien één of meer bepalingen van deze algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk worden vernietigd of nietig zijn, dan blijven de overige bepalingen onverkort van toepassing en treden partijen in overleg teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige of vernietigde bepaling overeen te komen, waarbij zoveel als mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling in acht wordt genomen.
5. PCO heeft het recht deze algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen. PCO zal de Opdrachtgever op voorhand informeren over de wijzigingen.
Artikel 3: Offertes en overeenkomsten
1. Een offerte, aanbieding of andere uiting van PCO is vrijblijvend.
2. Door PCO uitgebrachte offertes zijn geldig gedurende de in de offerte genoemde termijn. Bij het ontbreken van een termijn in de offerte, is de offerte geldig gedurende 30 dagen, te rekenen vanaf de datumvermelding op de offerte
3. PCO baseert haar aanbiedingen, uitingen en offertes op informatie van Opdrachtgever. Indien Opdrachtgever informatie te laat of niet verstrekt of indien de verstrekte informatie onjuist of onvolledig is, dan heeft PCO het recht om uitgebrachte aanbiedingen, uitingen of offertes te wijzigen.
4. PCO heeft het recht om kennelijke vergissingen en/of fouten in een aanbieding, uitlating, offerte of Overeenkomst eenzijdig te wijzigen.
5. De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat PCO de totstandkoming daarvan bevestigt of met de dienstverlening aanvangt.
Artikel 4: Wijzigingen en meerwerk
1. Wijzigingen in of aanvullingen op de inhoud van de Overeenkomst, met inbegrip van de daarop toepasselijke algemene voorwaarden, zijn slechts dan van kracht, indien zij schriftelijk tussen PCO en de Opdrachtgever zijn vastgelegd. Onder schriftelijk wordt mede verstaan per e-mail.
2. Meerwerk en budgetoverschrijding worden aan de Opdrachtgever voorgelegd zodra ze te voorzien zijn. Waar mogelijk wordt gestreefd naar voorkoming ervan. Ze komen voor rekening van de Opdrachtgever, tenzij uitdrukkelijk schrifte¬lijk anders overeengekomen.
Artikel 5: (In)directe vertegenwoordiging
1. Voor zover in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst PCO diensten van derden betrekt zal deze dat steeds doen op naam en voor rekening van de Opdrachtgever. Voor het geval PCO in verband met de uitvoering van de Overeenkomst in eigen naam en voor eigen rekening personeel, diensten of goederen van derden betrekt, staat de Opdrachtgever jegens PCO in voor de voldoening van de aan de derde toekomende tegenprestatie en zal hij PCO dienaangaande vrijwaren.
2. PCO is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor het handelen dan wel nalaten van de bij de dienstverlening op naam van Opdrachtgever betrokken derden. Opdrachtgever schakelt die derden in voor eigen rekening en risico. Eventueel wanpresteren of onrechtmatig handelen dient rechtstreeks met de betreffende derde te worden afgehandeld.
Artikel 6: Betaling en pandrecht
1. Alle prijzen zijn exclusief omzetbelasting (btw) en andere heffingen die van overheidswege zijn of worden opgelegd.
2. Alle door PCO kenbaar gemaakte bedragen zijn in euro’s en betalingen dienen in euro’s te worden voldaan.
3. Indien meerdere natuurlijke en/of rechtspersonen gezamenlijk opdracht geven aan PCO, dan is elk van hen tegenover PCO hoofdelijk verbonden tot nakoming van de Overeenkomst.
4. Betaling van de facturen van PCO dient te geschieden binnen de op de factuur vermelde termijnen. Indien op de factuur geen termijn staat vermeldt, geld een betaaltermijn van dertig dagen na factuurdatum.
5. De betaaltermijn is een fatale termijn. Indien Opdrachtgever niet of niet tijdig betaalt, dan is Opdrachtgever zonder dat een aanmaning of ingebrekestelling is vereist, over het openstaande bedrag een contractuele rente van 2% per maand verschuldigd tot en met de dag der algehele voldoening. Gedeelten van een maand worden in deze als een volle maand aangemerkt. De Opdrachtgever is in voorkomend geval tevens alle buitengerechtelijke kosten van invordering verschuldigd, die forfaitair worden vastgesteld op 10% van het opeis¬bare bedrag met een minimum van € 100.
6. Opdrachtgever is niet gerechtigd tot opschorting van enige betaling en evenmin tot verrekening van verschuldigde bedragen.
7. Alle aan de Opdrachtgever geleverde goederen blijven eigendom van PCO totdat alle bedragen die de Opdrachtgever op grond van de Overeenkomst aan PCO verschuldigd is, volledig aan PCO zijn voldaan. Opdrachtgever is niet bevoegd om de onder het eigendomsvoorbehoud vallende zaken te verpanden of op enige andere wijze te bezwaren.
8. In geval van faillissement van Opdrachtgever is elke vordering van PCO terstond en ten volle opeisbaar.
9. Tot zekerheid van de nakoming van zijn verplichtingen verleent Opdrachtgever bij deze onvoorwaardelijk een pandrecht op de vorderingen die de Opdrachtgever heeft op de Stichting Regi¬stra¬tiegelden Derden dan wel op het saldo van de door PCO ten behoeve van Opdrachtgever geopende bankrekening voor het innen van registratie- en sponsorgelden ten behoeve van de Bijeenkomst. Voor zover voor het vestigen van het pandrecht enige medewerking van Opdrachtgever is vereist, verplicht Opdrachtgever zich ertoe die medewerking kosteloos en op eerste verzoek van PCO te verlenen.
Artikel 7. Duur van de Overeenkomst
1. Indien partijen een Overeenkomst hebben gesloten zonder een duur overeen te komen, dan is de Overeenkomst gesloten voor één Bijeenkomst en tot afloop van die Bijeenkomst.
Artikel 8: Annulering en opzegging
1. Gehele of gedeeltelijke annulering of opzegging van de Overeenkomst door de Opdrachtgever dient bij aangetekend schrijven te geschieden en is slechts mogelijk voor zover de voorziene aanvang van de Bijeenkomst meer dan 1 maand bedraagt gerekend vanaf van de datum van ontvangst van de aangetekende annuleringsbrief door PCO. Voor de vast¬stelling van de annuleringskosten, wordt uitgegaan van de datum van de ontvangst van de aangetekende annuleringsbrief door PCO.
2. Onverminderd het bepaalde in lid 3 van dit artikel geldt bij annulering ten aanzien van het niet onder lid 3 vallende deel van de kosten de volgende formule :
bedrag
annuleringskosten= ----------- x 0,6
maanden
De hoogte van het "bedrag" is het totaal van het bedrag dat in de Overeenkomst in het kostenoverzicht vermeld staat vermeerderd met eventuele wijzigingen of meerwerk als bedoeld in artikel 4 en verminderd met reeds ge¬dane betalingen; "maanden" is het aantal maanden vanaf de ontvangst van de aangetekende annuleringsbrief tot de voorziene aanvang van de Bijeenkomst.
3. Naast deze annuleringskosten is de Opdrachtgever ook het bedrag verschuldigd dat PCO dient te betalen, voor zover dat niet in het kostenoverzicht is opgenomen, terzake van kosten voor personele diensten of goederen van derden die ten behoeve van de Overeenkomst reeds zijn gemaakt.
Artikel 9. Uitvoeren van de Overeenkomst
1. Voor het leveren van haar Diensten heeft PCO informatie en materialen van Opdrachtgever nodig. Opdrachtgever is verplicht om alle informatie en materialen volledig, juist en tijdig aan te leveren. Levering van Diensten of de aanvang daarvan zal slechts plaatsvinden nadat PCO de voor de dienstverlening vereiste informatie, materialen en gegevens van Opdrachtgever heeft ontvangen.
2. Alle voor de Bijeenkomst benodigde vergunningen dienen door de Opdrachtgever te worden aangevraagd. De Opdrachtgever is hiervoor verantwoordelijk. De Opdrachtgever draagt de kosten van de aanvraag en/of het behouden van de vergunning(en).
3. In geval van relevante wijzigingen aan de zijde van de Opdrachtgever of in de door Opdrachtgever verstrekte informatie, dient de Opdrachtgever PCO hiervan onverwijld in kennis te stellen.
4. Indien Opdrachtgever de benodigde informatie en materialen niet of niet tijdig aanlevert, indien de door Opdrachtgever verstrekte informatie en materialen onvolledig of onjuist zijn of indien de benodigde vergunning niet tijdig door Opdrachtgever zijn verkregen, dan kan dat een vertraging van de dienstverlening tot gevolg hebben die niet aan PCO is toe te rekenen. Opdrachtgever vrijwaart PCO voor de schade die daardoor ontstaat en vergoedt eventuele kosten die de vertraging met zich brengt.
5. Opdrachtgever zal zich professioneel gedragen en zich onthouden van gedrag en/of handelingen die (potentieel) (1) PCO en/of andere bezoekers van en/of partijen bij de Bijeenkomst schaden, (2) als aanstootgevend worden beschouwd of (3) de reputatie van PCO op enigerlei wijze schaden. Alle inhoud en materialen die door de Opdrachtgever op de Bijeenkomst worden geleverd of getoond, moeten aan dezelfde normen voldoen. Opdrachtgever is aansprakelijk voor en vrijwaart PCO voor de schade ontstaat door het niet-naleven van deze verplichting.
6. PCO heeft het recht de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk door derden te laten uitvoeren. PCO zal dit waar redelijkerwijs mogelijk op voorhand met Opdrachtgever bespreken.
7. Overeengekomen termijnen van levering door PCO zijn ter indicatie en gelden nimmer als fatale termijnen. Voordat PCO in verzuim verkeert, dient PCO in gebreke te worden gesteld en dient PCO niet binnen de gestelde redelijke termijn aan haar verplichtingen te hebben voldaan.
Artikel 10. Vertrouwelijkheid
1. Partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie, feiten en omstandigheden, die in het kader van de Overeenkomst, van elkaar of uit andere bron, aan de andere partij ter kennis komen, waarvan redelijkerwijs te begrijpen is dat openbaarmaking of mededeling aan derden PCO of de Opdrachtgever schade zou kunnen berokkenen. Derden, die bij de uitvoering van de Overeenkomst worden betrokken, zullen ten aanzien van deze feiten en omstandigheden afkomstig van de andere partij aan eenzelfde vertrouwelijke behandeling worden gebonden.
2. Van PCO of derden afkomstige offertes, aanbiedingen, Overeenkomsten en adviezen hebben in ieder geval een vertrouwelijk karakter.
3. Informatie dient in ieder geval als vertrouwelijk te worden beschouwd indien deze door één der partijen als zodanig is aangeduid.
Artikel 11. Anti-omkoping en anti-corruptie
1. Partijen zullen handelen in overeenstemming met alle (toepasselijke) wet- en regelgeving, in het bijzonder op het gebied van anti-omkoping en/of anti-corruptie wet- en regelgeving. Partijen zullen, noch actief noch passief, enige vorm van steekpenning(en) aanvaarden, beloven of aanbieden en zullen geen geschenken, betalingen, beloften, voordelen en/of andere voordelen aanvaarden, beloven of aanbieden voor de Bijeenkomst, een ambtenaar en/of een andere partij.
Artikel. 12. Privacy
1. Alle persoonlijke informatie die PCO in het kader van haar dienstverlening verwerkt, zal worden behandeld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
2. PCO kan persoonsgegevens verwerken voor het leveren van Diensten, in welk geval zij heeft te gelden als verwerkingsverantwoordelijke. PCO verwerkt de persoonsgegevens conform de AVG en haar privacyverklaring. Voor zover Opdrachtgever aan PCO persoonsgegevens verschaft, draagt Opdrachtgever zorg voor een geldige verwerkingsgrondslag voor die verschaffing en vraagt Opdrachtgever waar nodig toestemming aan betrokkenen.
3. Opdrachtgever vrijwaart PCO voor onrechtmatige verwerkingen of andere overtredingen van de AVG, voor zover die redelijkerwijs aan Opdrachtgever zijn toe te rekenen.
Artikel 13. Intellectuele eigendom
1. PCO behoudt zich alle rechten van intellectuele eigendom voor die haar op grond van de relevante wet- en regelgeving en/of overeenkomsten toekomen, waaronder maar niet beperkt tot auteursrecht op gegeven adviezen, stukken, afbeeldingen, ontwerpen, tekeningen en presentaties.
2. Indien Opdrachtgever een referentie of recensie voor PCO schrijft of anderszins geeft, of voor zover (handels)namen, logo’s en/of merken van Opdrachtgever op evenementfoto’s staan, verleent Opdrachtgever aan PCO een eeuwigdurende, royaltyvrije, wereldwijde, niet-overdraagbare, niet-exclusieve en niet-sublicentieerbare licentie om de (handels)naam, het logo en eventuele merken van Opdrachtgever te gebruiken voor promotie en de verwerving van (nieuwe) opdrachten.
3. Opdrachtgever verleent PCO een niet-exclusieve (sub)licentie voor het gebruik van intellectuele eigendomsrechten van Opdrachtgever, waaronder auteursrechten en handelsmerken, voor de duur van de Bijeenkomst en het organiseren daarvan voor zover het gebruik van die intellectuele eigendomsrechten noodzakelijk is voor PCO om te voldoen aan zijn verplichtingen uit de Overeenkomst.
4. Opdrachtgever draagt zorg voor het verkrijgen van de benodigde licenties, exploitatierechten of uitvoeringsrechten en voor het afdragen van de daaraan verbonden kosten en rechten aan auteursrechthebbenden of andere rechthebbenden terzake van de intellectuele eigendomsrechten.
5. Opdrachtgever vrijwaart PCO tegen aanspraken van derden terzake van inbreuk op de onder leden 2 t/m 4 omschreven intellectuele eigendomsrechten.
Artikel. 14 Garanties
1. PCO heeft een inspanningsverplichting om de Overeenkomst na te komen.
2. De Diensten worden geleverd as is, zonder enige garanties op de volledigheid en juistheid van de geleverde Diensten.
3. Opdrachtgever garandeert dat de hoor hem verstrekte informatie en materialen door hem verstrekt mogen worden voor het uitvoeren van de Overeenkomst en dat die informatie en materialen geen inbreuk maken op (intellectuele eigendoms)rechten van derden. Opdrachtgever vrijwaart PCO voor de schade die PCO lijdt indien Opdrachtgever hieraan niet voldoet.
4. Indien de door Opdrachtgever verstrekte informatie, materialen en bestanden virussen, malware of defecten bevatten, dan zal Opdrachtgever PCO daarvoor schadeloos stellen.
Artikel 15. Aansprakelijkheid en vrijwaring
1. PCO sluit haar aansprakelijkheid uit voor alle indirecte schade en gevolgschade die ontstaat door de Diensten of anderszins verbonden is aan de uitvoering van de Overeenkomst, tenzij deze schade te wijten is aan opzet of bewuste roekeloosheid van leidinggevenden van PCO. Onder indirecte schade en gevolgschade wordt onder meer, maar niet uitsluitend, gederfde winst, omzetderving, vertragingsschade, vervangingsschade, gemiste besparingen, verminderde goodwill, verlies van gegevens en beschadigde gegevens verstaan.
2. Voor zover de aansprakelijkheid van PCO niet is uitgesloten op grond van artikel 15, lid 1, of artikel 15, lid 1, niet geldig zou zijn, is de aansprakelijkheid van PCO beperkt tot de vergoeding door de verzekeraar in het gegeven geval, vermeerderd met het eigen risico van PCO. Indien de verzekeraar om welke reden dan ook niet tot vergoeding overgaat, is de aansprakelijkheid van PCO beperkt tot maximaal het bedrag dat Opdrachtgever op grond van de Overeenkomst aan PCO verschuldigd is of verschuldigd was en heeft betaald, met een maximale aansprakelijkheid van € 5.000,- per gebeurtenis. Een reeks verbonden gebeurtenissen heeft te gelden als één gebeurtenis. Het bedrag waarvoor PCO aansprakelijk wordt gesteld, wordt verminderd met de door de Klant verzekerde bedragen, ongeacht de dekking van de verzekeraar van PCO.
3. De aansprakelijkstelling van PCO dient schriftelijk plaats te vinden en uiterlijk binnen 30 dagen nadat de tekortkoming aan de zijde van PCO of het schadeveroorzakende feit is ontdekt, dan wel redelijkerwijs ontdekt had kunnen worden. De aansprakelijkstelling dient vergezeld te gaan van een gedetailleerde omschrijving van de gronden die tot aansprakelijkstelling hebben geleid en waar mogelijk van een begroting van de geleden schade. Indien niet aan deze eisen wordt voldaan, vervalt het recht van Opdrachtgever op schadevergoeding.
4. PCO zal de haar toevertrouwde materialen zoals apparatuur, geluids- en beelddragers, documenten en andere materialen en machines van de Opdrachtgever of derden als goed huisvader beheren. PCO sluit echter aansprakelijkheid voor verlies, diefstal dan wel beschadiging van ter beschikking gestelde materialen uit, door welke oorzaak ook ontstaan, behoudens in geval van opzet of grove schuld aan de zijde van leidinggevenden van PCO. Opdrachtgever dient zelf zorg te dragen voor een adequate verzekering van de betreffende materialen.
5. Opdrachtgever vrijwaart PCO verder voor schade:
a. die PCO lijdt door het door Opdrachtgever op enige wijze weigeren of verhinderen van de dienstverlening door PCO, en;
b. die ontstaat door het handelen van Opdrachtgever in strijd met de Overeenkomst, deze algemene voorwaarden of de instructies van PCO.
Artikel 16: Opschorting en ontbinding
1. Zonder dat PCO gehouden is tot enige schadevergoeding en onverminderd haar eventuele verder toekomende rechten, daaronder begrepen het recht op volledige schadevergoeding, is PCO bevoegd naar keuze om direct de uitvoering van de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk op te schorten of de Overeenkomst zonder ingebrekestelling en zonder rechtelijke tussenkomst direct geheel of gedeeltelijk te ontbinden door middel van een schriftelijke mededeling aan Opdrachtgever ingeval van:
a. surseance van betaling of faillietverklaring van Opdrachtgever of een aanvraag daartoe;
b. gedeeltelijke of gehele verkoop of beëindiging van de onderneming van Opdrachtgever;
c. beslag op bedrijfsmiddelen van Opdrachtgever of objecten bestemd voor de uitvoering van de Overeenkomst;
d. enig tekortschieten van Opdrachtgever in de nakoming van enige verplichting uit de Overeenkomst en/of deze algemene voorwaarden;
e. niet tijdige betaling door Opdrachtgever zoals omschreven in deze algemene voorwaarden;
f. fraude door Opdrachtgever of een verzoek van Opdrachtgever tot het meewerken aan fraude;
g. overtreding van wetten door Opdrachtgever of een verzoek van Opdrachtgever tot het overtreden van wetten;
h. bedreiging, intimidatie of anderszins ongepast en/of ongewenst gedrag door Opdrachtgever jegens PCO of andere bij de Overeenkomst betrokken partijen, waaronder aan PCO.
Artikel 17: Overmacht
1. Indien PCO door overmacht verhinderd is de Overeenkomst na te komen, is zij gerechtigd de uitvoering van de Overeenkomst op te schorten zolang de overmacht duurt. Opdrachtgever heeft in dat geval geen recht op vergoeding van de schade, kosten en/of rente.
2. Onder overmacht wordt verstaan omstandigheden die de nakoming van de verbintenis door PCO geheel of gedeeltelijk verhinderen en die niet toe te rekenen zijn aan PCO. Hieronder vallen onder meer storingen in verbindingen en netwerken van PCO, uitbraken van ziektes, brand, wanprestatie bij derden, werkstakingen, natuurrampen, overheidsmaatregelen of terrorisme.
3. PCO heeft het recht zich op overmacht te beroepen indien de situatie van overmacht intreedt nadat zij haar verplichtingen uit de Overeenkomst had moeten nakomen.
4. Indien de situatie van overmacht langer dan 30 dagen duurt, dan hebben PCO en de Opdrachtgever het recht om de betreffende Overeenkomst schriftelijk te beëindigen. Hetgeen reeds door PCO geleverd is, wordt naar verhouding afgerekend. PCO mag in een voorkomend geval tevens de daadwerkelijk door haar gemaakte en door derden in rekening gebrachte annuleringskosten bij Opdrachtgever in rekening brengen.
5. De Opdrachtgever zal zich niet op overmacht van zijn zijde kunnen beroepen in het geval (een) belangrijke spreker(s) niet verschijn(en)t, de bezoekers- of deelnemersaantallen tegenvallen of vergelijkbare omstandigheden.
Artikel 18: Uitleg, toepasselijk recht en geschillen
1. De Nederlandse tekst van de algemene voorwaarden en van de Overeenkomst is bepalend voor de uitleg daarvan.
2. Op alle kwesties, verbintenissen en geschillen tussen partijen die voortvloeien uit of zien op de Overeenkomst, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
3. Alle geschillen tussen partijen zullen uitsluitend worden berecht door de bevoegde Nederlandse rechter van de rechtbank Oost-Brabant, locatie ‘s-Hertogenbosch.
Maastricht, februari 2024